Consejos para organizar una reunión efectiva

 

Ahora que para la gran mayoría las vacaciones ya se han terminado, la vuelta al trabajo y a la rutina se ha convertido en nuestro día a día. Y como no, vuelven las reuniones de trabajo, tanto presenciales como online, que son esenciales en una empresa para poder tomar decisiones, analizar propuestas, objetivos o definir una estrategia. Por esta razón, desde Actitud de Comunicación queremos ayudaros a que vuestras reuniones sean productivas y que podáis planificarlas antes de convocarlas, incluso analizar los temas que se van a tratar o a quién convocar. Con algunos de estos consejos conseguirás además gestionar el tiempo para que este encuentro sea lo más productivo posible.

Primero, debes preguntarte sobre la relevancia de la reunión. ¿Es necesaria? En el caso de que sí tenga importancia y deba realizarse, se tiene que tener en cuenta quiénes deben acudir a ella. Se recomienda que no sean más de cinco personas ya que cuanta menos gente participe, más efectiva resultará la reunión. 

Es muy importante fijar los objetivos. La clave del éxito reside en saber por qué se realiza esta reunión y qué se busca en ella. Tener un propósito nos ayudará a que sea más exitosa y relevante. Para poder llegar a esto, es necesario tener claro el contenido que se quiere comunicar, por lo que será fundamental planificar la reunión con suficiente antelación. 

Una vez explicadas las bases previas para una reunión exitosa, hay que tener en cuenta otras recomendaciones como: 

  1. Cumplir con los horarios. La puntualidad es clave para generar confianza.
  2. Aprovechar reuniones presenciales ya que te da la oportunidad de conocer mejor a tu equipo y descubrir sus inquietudes.
  3. Asignar un responsable en cada reunión para que dirija el encuentro y que comunique a los invitados cuando concluye la reunión.
  4. Hay otros trucos que en ocasiones pueden servir para que la reunión sea un éxito como ofrecer café o un tentempié o incluso realizar estos encuentros fuera de la oficina. 
En definitiva, podemos concluir que las reuniones son más útiles siempre y cuando tengamos claro que deben basarse en la eficiencia y la productividad. Esperamos que estos consejos os ayuden a tener encuentros más productivos. 
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